Udostępnianie akt sprawy w ZUSie - fotografia czy kserokopia, a jeśli ksero to tanie (zwykłe) czy drogie (uwierzytelnione) ?
Po przeczytaniu tego tekstu będziesz wiedział, że odpis z akt sprawy to zwykła kserokopia, którą można otrzymać za niewielką odpłatnością. Nie dasz sobie wcisnąć uwierzytelnionego odpisu, który jest kilkakrotnie droższy. Zawsze będziesz mógł zrobić fotografie. W przypadku jakichkolwiek utrudnień składaj pisemne zażalenia.
Postępowania w sprawach ubezpieczeniowych są powadzone w oparciu o kodeks postępowania administracyjnego (kpa). W postępowaniu administracyjnym prawo strony do przeglądania akt jest w zasadzie nieograniczone poza tym, że przysługuje ono stronie. Jak bowiem stanowi art. 73 § 1 kpa organ administracji publicznej w każdym stadium postępowania obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów. Strona może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony (art. 73 § 2 kpa). Z treści tego przepisu wyraźnie wynika prawo domagania się spełnienia przez właściwy organ administracji obowiązków określonych w art. 73 § 1 i § 2 kpa. Żądania strony określone w tym przepisie składają się na prawo strony wglądu do akt, szerzej - prawo strony do udostępnienia jej akt sprawy. Strona może korzystać z przewidzianych w art. 73 kpa uprawnień albo osobiście, albo przez pełnomocnika. Akta powinny być udostępniane stronie w siedzibie urzędu organu prowadzącego postępowanie albo organu działającego w trybie pomocy prawnej (art. 52 Kpa) w obecności pracownika organu.
Zdarza się, że organ poinformował wnioskodawcę o terminach i godzinach zrealizowania uprawnień strony określonych w art. 73 § 1 kpa twierdząc jednocześnie, że przepisy nie przewidują obowiązku udostępnienia stronie urządzeń biurowych będących na wyposażeniu urzędu ani też wykonania kserokopii przez pracownika urzędu, czy też wydania akt celem wykonania kserokopii poza urzędem.
W stanowisku prawnym Naczelnego Sądu Administracyjnego wyrażonym w postanowieniu z dnia 19 stycznia 2010 r. sygn. akt II OSK 2043/09. Sąd podkreślił, że żądanie umożliwienia stronie przeglądania akt sprawy i sporządzania z nich notatek i odpisów (art. 73 § 1 kpa) może być załatwione albo poprzez czynność materialno-techniczną w postaci udostępnienia stronie akt i umożliwienia jej sporządzenia odpisów, albo poprzez wydanie postanowienia o odmowie udostępnienia akt z art. 74 § 2 kpa. W uzasadnieniu tego postanowienia Naczelny Sąd Administracyjny jednoznacznie stwierdził, że zgodnie z art. 73 § 1 i 2 kpa w każdym stadium postępowania organ administracji publicznej jest obowiązany umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów, przy czym strona może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Ta regulacja ma za zadanie zapewnić rzeczywiste funkcjonowanie zasady jawności postępowania wobec strony, a na tej zasadzie opiera się konstrukcja zasady czynnego udziału strony, co z kolei służy realizacji zasad prawdy obiektywnej i pogłębiania zaufania obywateli do organów państwa. Sporządzenie kopii pisma z akt sprawy za pomocą kserokopiarki w ocenie NSA wyrażonej w powyższym postanowieniu niewątpliwie zaliczyć należy do pojęcia udostępniania akt sprawy (art. 73 § 1 kpa), gdyż przepis ten nie stwarza żadnych ograniczeń w wykonywaniu odpisów z akt sprawy. Brak jest więc podstaw do odmowy sporządzenia tychże pism za pomocą kserokopiarki jak i innych nowoczesnych urządzeń służących do powielania i gromadzenia materiałów oraz informacji. W tym miejscu NSA przywołał przykłady dotychczasowego orzecznictwa, a więc wyrok NSA z dnia 29 marca 2001 r. sygn. akt II SA 2580/00, LEX nr 6359 a także wyrok NSA Ośrodek Zamiejscowy w Gdańsku z dnia 8 kwietnia 1998 r. sygn. akt I SA/Gd 1657/97 LEX nr 35920. W wyrokach tych wskazano, iż skoro strona ma prawo sporządzać notatki lub odpisy z wszelkich pism znajdujących się w aktach spray, to tym samym brak jest podstaw prawnych do odmowy sporządzenia kopii tychże pism za pomocą kserokopiarki, z tym, iż powstaje kwestia ustalenia odpłatności za skorzystanie z przedmiotowego urządzenia. Organ ma swobodę przy tworzeniu warunków sporządzania kserokopii, natomiast odmowa ich wydania narusza art. 73 § 1 kpa. Kwestia techniki sporządzania kserokopii i jego kosztów wymaga organizacyjnego rozwiązania przez organ, co jednak nie należy do istoty obowiązku organu wyrażonego w ww. przepisie zaś konieczność podjęcia działań organizacyjnych przez organ nie zwalnia go z przedmiotowego obowiązku.
W toczących się postępowaniach Zakład Ubezpieczenia Społecznego nie może zabronić robienia fotografii ani odmówić sporządzenia zwykłych kserokopii za niewielką odpłatnością.